CERTIFICADO DE RETENCIONES

  El certificado de retenciones es un documento que la empresa nos entrega con el fin de poder realizar nuestra declaración de la renta, donde se recogen todas las retribuciones que el trabajador ha percibido por parte de la empresa durante todo el año anterior así como también todas las deducciones y retenciones que en nuestras nóminas se han venido aplicando.

Una vez que nos hemos ubicado en relación a este documento tan importante pasemos a analizarlo detalladamente:

¿Está obligado el empresario a entregarnos este documento?

Por supuesto, ya que con las cantidades en él reflejadas vamos a poder elaborar nuestra declaración de la renta.

Pero… ¿de dónde sale este papelito?

Todos los trimestres (más concretamente en enero, abril, julio y octubre), el empresario está obligado a presentar en Hacienda un impuesto (el modelo 111) donde se van a recoger las cantidades que durante esos tres meses se nos han retenido en concepto de IRPF en las nóminas. Es decir, estas cantidades el empresario no nos las paga pues las ha retenido en la nómina y cuando llega la hora de presentar el impuesto se las paga a Hacienda en nuestro nombre.

  Cuando llega enero además de presentar el último trimestral (correspondiente a octubre, noviembre y diciembre), está obligado a presentar otro impuesto de carácter anual donde no se paga nada sino que sirve para informar a Hacienda de todas las cantidades que:

Ø  Nos han pagado a modo de retribución

Ø  Nos han deducido con las cotizaciones sociales

Ø  Nos han retenido en concepto de IRPF

  Este impuesto como no sirve para pagar se denomina “informativa” y es el modelo 190.

  Pues bien, al tiempo que el empresario elabora este impuesto anual el programa informático genera los certificados de retenciones que luego entrega a cada trabajador y que no son, sino el fiel reflejo de las cantidades que se han recogido en el modelo 190.

  Por tanto el empresario SI está obligado a facilitarnos este documento y como veis no le supone ningún esfuerzo porque el propio programa que genera el impuesto genera a la vez el certificado.

Pero… ¿Y si estamos en el paro?

  De igual forma el paro os remitirá a casa o a través de Internet este certificado con todo lo que os ha pagado, deducido y retenido dentro del año.

Pero… ¿y si estoy de baja por maternidad?

  Entonces será el INSS quien os remita el certificado.

  Como comprobareis si dentro del año habéis tenido varios pagadores (por ejemplo por haber estado parte del año trabajando y parte del año en el paro), os juntareis a la hora de hacer la declaración de la renta con varios certificados y todos los tendréis que reflejar en ella.

¿Cuándo nos los tiene que dar el empresario?

  Como vosotros conozco muchísimos casos que cuando se está acabando el plazo para hacer la declaración, el empresario todavía no ha dado al trabajador el certificado y hay que estar “dando caña” para que lo entregue.

  Pues bien, si habéis leído la explicación de “donde proviene el certificado”, comprobareis que el impuesto 190 (resumen anual de retenciones) el empresario lo tiene que presentar en enero del año siguiente y que ese mismo programa genera los certificados así que, bien el empresario o bien la asesoría, disponen de ese documento ¡desde enero!, así que no hay excusa para que os lo entreguen tan tarde, a veces en mayo o incluso junio.  Y si os ponen impedimentos exponerles la explicación que os acabo de dar.

Concordancia este certificado, impuesto y nóminas.

  A Hacienda lo primero que le va a llegar en enero es el modelo 190 presentado por el empresario y cuando vosotros presentéis vuestra declaración de la renta, va a comprobar que las cantidades que aparecen reflejadas en la misma, coincidan con lo declarado por el empresario.

Por tanto, primera regla de oro para no tener un problema con Hacienda:

Siempre hay que reflejar en la declaración de la renta lo que aparece en el certificado de retenciones porque son los datos, que gracias al 190 presentado por el empresario, con los que cuenta Hacienda.

  Ahora bien, (de hecho muchas veces) los certificados no están elaborados correctamente. Porque el empresario o la asesoría pueden confundirse y por tanto los datos que aparecen en el certificado no sean fiel reflejo de lo que se recoge en las nóminas.

  Por eso yo os aconsejo que hagáis un esfuerzo que no va a llevaros más de una hora y que puede ser importante para presentar una declaración de la renta correcta:

Comprobad que el certificado coincide con las nóminas.

¡Dios mío! He visto vuestras caras de horror pensado… ¿y cómo narices hago yo eso?

  No hay problema, vamos a analizar el certificado para que veáis como tenéis que comprobar si coincide o no con vuestras nóminas.

  Si os parece para hacer esta comprobación podemos utilizar los documentos que utilizasteis para hacer la declaración que presentasteis en junio de este año. Para ello necesito que tengáis a mano: todas las nóminas del año 2.010 (incluidas las de pagas extraordinarias) y el certificado de retenciones que os dieron de todo el año 2.010.

1.- Dentro del certificado           Retribuciones dinerarias        Importe íntegro satisfecho.

    Aquí aparece la suma de todas las percepciones que habéis recibido de la empresa salvo aquellas que estaban exentas de IRPF. Por tanto, cogemos todas las nóminas, nos vamos al recuadro final y abajo del todo tenemos la “base sujeta a retención”.  Pues bien, sumamos todas (incluidas las de pagas extraordinarias) y el resultado de la suma de las nóminas debería coincidir con el apartado del certificado de retenciones que os he indicado.

  Si observáis el certificado veréis que en aquellos casos en que hubieseis sido retribuidas con especie o con contribuciones a planes de pensiones estas cantidades aparecen también desglosadas aparte. Si es así comprobad también que las cantidades de las nóminas aparecen reflejadas en estos apartados.

Finalmente tenéis que tener en cuenta que, también hay percepciones exentas de IRPF. Por ejemplo: dietas, indemnización por despido…Estas cantidades van a aparecer reflejadas en un apartado del certificado de retenciones que se titula “Dietas exceptuadas de gravamen y rentas exentas del impuesto” pues ahí tienen que aparecer recogidas.

Como habéis comprobado todas las retribuciones que se recogen en las nóminas tienen que estar reflejadas en el certificado de retenciones si no, es que éste está mal hecho.

2- Ahora vamos a fijarnos en las deducciones y retenciones.

  En cuanto a las deducciones por cotizaciones a la seguridad social vamos a sumar de todas las nóminas el “total aportaciones” donde se recogen la suma de todas las deducciones por cotizaciones a la seguridad social. (Para guiaros bien por las nóminas os remito a las entradas donde trato todo el tema de las nóminas y sobre todo a la de cotizaciones sociales). Una vez sumadas vamos a compararlas con el apartado del certificado de retenciones que se denomina:

Rendimientos de trabajo       Rendimientos correspondientes al ejercicio         Gastos fiscalmente deducibles.

  Estas cantidades también deben coincidir.

 3- Ahora nos fijaremos en las retenciones por IRPF. Iremos a las nóminas y sumaremos todas las cantidades reflejadas en el apartado deducciones – Impuesto sobre la renta de las personas físicas (es decir, lo que nos retienen cada mes en la nómina por IRPF), acordaros que también tenéis que sumar las nóminas de pagas extras. Una vez sumado lo cotejareis con el certificado de retenciones en el apartado:

 Retribuciones dinerarias          Retenciones practicadas.

  Finalmente y en cuanto al modelo se refiere, os indicaré que también se recoge un apartado importante que son los atrasos. Tenéis que saber que cuando la empresa os paga atrasos de otro año, esas cantidades vienen desglosadas aparte porque no se pueden incluir en el impuesto de la renta del año en curso sino que tenéis que hacer una declaración complementaria del año en que se refieren esos atrasos. Si en el certificado aparecen cantidades como atrasos y vosotros por simplificar lo metéis en la declaración normal tened en cuenta que Hacienda fijo os llama, porque a ella no le van a coincidir las cantidades de cada año conforme al certificado de retenciones con la declaración que vosotros habéis presentado. Así que os sale más a cuenta hacer una complementaria.

Y otra cosa importante respecto a los atrasos: si estos son de varios años tenéis que hacer tantas complementarias como años sean, no los metáis todos en la misma complementaria.

Y ahora la pregunta del millón: Una vez habéis hecho la comprobación que os he indicado, descubrís que no coinciden las cantidades recogidas en las nóminas con las recogidas en el certificado de empresa. ¿Qué podemos hacer y que no debemos hacer?

1ª Opción: Directamente incluyo en la declaración de la renta el resultado de las nóminas: ¡¡¡¡¡¡¡¡¡NOOOO!!!!!!! Jamás hagáis eso porque como ya os he comentado, con independencia de lo que aparezca reflejado en las nóminas, los datos con los que cuenta Hacienda son los del 190 que ha presentado la empresa y por tanto los datos del certificado de retenciones.

2º Opción: Directamente y aunque no coincida meto las cantidades del certificado de retenciones:

    Bien podría ser una opción si no queréis tener problemas con Hacienda (de momento), porque como ya digo estos son los datos que tiene Hacienda de vosotros. Ahora bien, no es fiel reflejo de la realidad que sí lo son las nóminas.  Y eso os puede perjudicar por ejemplo: si en el certificado aparece que se os ha retenido menos y en la nómina más. Pues Hacienda os podría devolver menos de lo que en realidad habéis pagado. Por tanto, tampoco es una opción recomendable.

  Tenéis que tener en cuenta que Hacienda comprueba que lo aparece en el modelo 190 coincida con vuestra declaración pero eso no significa que esté bien. Supongamos que la suma de las retribuciones de las nóminas coincide correctamente con lo recogido en el certificado, pero las sumas de las retenciones de las nóminas no coincide con el recogido en el certificado que es menos.

  Pues bien Hacienda además de comprobar que la declaración coincide con el 190 va a  comprobar que se ha retenido bien, y aunque en las nóminas sí en el certificado (que es el dato con el que cuenta), no. Por tanto, os vais a encontrar con que aunque en realidad os han retenido bien en las nóminas como hay un error en el certificado para Hacienda no se ha retenido bien. Por tanto, os va a girar una paralela. Con ello reincido en la idea de que no es factible que aunque no coincida el certificado con las nóminas metáis directamente los datos del certificado y os quedéis tan tranquilos.

3º Opción y correcta:

   Primero tenéis que tener el certificado pronto (a primeros de año) para que os de tiempo a hacer las comprobaciones y pedir rectificaciones si fuera necesario. Una vez tengáis el certificado, tal y como ya hemos explicado, cruzáis cantidades con las nóminas.

  Si no coincide, lo primero que tenéis que hacer es hablar con la empresa. De tal modo que sea ella la que presenta la complementaria en Hacienda rectificando aquellos datos que están mal. De nuevo os girará un nuevo certificado esta vez correcto (comprobadlo por si acaso que no hay dos sin tres), y cuando llegue la hora de hacer la declaración de la renta tendréis un certificado correcto que coincide con las nóminas y lo que es fundamental que coincide con los datos que sobre nosotros previamente ya tiene Hacienda.

  Bien espero que este tema os haya parecido interesante y sobre todo útil, más adelante me propongo editar una entrada sobre como podéis saber si la empresa os está reteniendo correctamente en la nómina, algo que como veis está muy relacionado con el tema que en esta entrada hemos tratado.